企業内で発生するIT関連の業務・その葛藤についてまとめていきます
スータブル・ソリューションズサービス担当者
本記事では、中小企業様のITサポート・構築をお手伝いさせて頂き25年を迎える弊社の社員が、企業内で発生するIT関連の業務やIT担当者が抱える業務への葛藤など、ざっくばらんに書いていこうと思います。呼ばれ方は様々ですが、情シス代行、ITアウトソーシング、IT保守、ネットワーク保守、こういったサービスが必要となる背景や内容など、25年にわたり中小企業の皆様を支援してきた弊社だからこそ見える課題や葛藤を弊社視点で書いていこうと思います。
会社で発生するIT関連業務とは？
本記事をご覧に頂いているという事は、皆様もよくご存じかと思いますのでまずは結論を控えめにお伝えします。非常に幅は広いです。例えばパソコンやコピー機、Wi-Fiといった機器の調達もIT関連の業務に属してくるでしょう。さらにMicrosoft社のOfficeやGoogle社のGoogle Workspaceといった業務ソフトを購入した場合のライセンス管理、業務を電子化したいとなれば、会計ソフトや基幹系業務システムを導入する際の運用フローの見直しから費用対効果の算出もIT関連業務に含まれるでしょう。もちろん法人として情報資産の取り扱いにも注意しなければなりません。セキュリティルールの策定やツールの選定、導入、といった業務も発生してきます。またインターネットに接続できない、編集中のデータが消えた、機械が壊れたといった、日常の中でのトラブルシューティング対応もIT関連業務に含まれます。まだまだあげられますが、事業が継続するにつれ機器の劣化、技術の進歩によりPCを始めとしたIT機器は入替も必要になります。入替にあたってはこれまで蓄積したデータの移行作業や初期設定作業といった付帯作業も発生してきます。モノを購入する時に費用が発生するのは当然の事ですが、これらの機器やソフトをしっかりと活用し、業務を効率化していくためには専門的な知識やノウハウを活用し、進化していく必要があります。これらのことは規模に関わらず全ての企業において同様の事が言えます。仮に1人の会社様であろうと、10名の会社様であろうと、100人の会社になろうと、ボリュームは増えますが、やる事は変わりません。これを自社で専任のIT担当者、もしくは経営者自らが請け負うのか、少しITに詳しい方が本業の片手間にこなしているのか、それだけの違いです。これら業務はどんな企業であろうと必ず発生するものでありますが、仮に社内にIT担当者がいたり、専門の情報システム部のような部署があったりした場合でも、大概の場合、ここには葛藤が生まれ、急なIT担当者の退職につながったりしてしまうケースが多々ございます。
IT担当者の葛藤とは？
ここで書く内容は一概にこうという事はできません。あくまで弊社が企業のITサポート業務を請け負わせて頂く中でお客様からお聞きした内容と、採用活動の中で元IT担当者からお聞かせいただいた内容を基に書いていきます。最も多かったのは、現場や経営層とのITに対する意識の剥離から生まれるもどかしさでした。企業規模に関わらず、IT担当者としてはITを活用した業務効率の改善、セキュリティレベルの向上、こういった現場や経営層からは生まれづらい部分に対しての投資に対して声を上げるべきタイミングが出てきます。そんな時、思うように同意が得られないという点で葛藤を抱えられている方は非常に多くいらっしゃいます。同意が得られない場合にどうなるかというと、最終的に業務フローが複雑化してしまい非効率を改善しようとしたときには時すでに遅し、といったイメージでいざやろうとなった時にIT担当者にそのツケが回ってきてしまうというような事が発生します。同様にセキュリティに対しての対策を講じるよう、社内に訴えかけていたにも関わらず、その承諾を得らえず、結局のところ情報漏洩事故、ウイルス感染による被害が発生してしまった際に、その責任をIT担当者に押し付けられてしまうというケースです。またIT担当者の業務というのは前項で書かせてもらったように、非常に幅広い業務がありますが、基本的には何も発生しない状態を保つことが最低限求められることになります。その為、普段手が空いていそうなタイミングで他の雑用的な業務をお願いされるようなケースもあれば、現場に出ているメンバなど周りから見たときに暇そうにしていると思われているのではないか？といった不安を抱えられているといったお悩みを持たれている方も多いようです。しかしIT担当者に支払われる賃金は基本的に外部に委託をしていない限り、前述した通り月50万円程度は発生しているのが一般的です。企業規模や従業員数によっては、人を社内で1人雇用しコストが発生しているという観点から、IT担当者に対して少しあたりが強いといった事もあるようです。
IT保守を行う私たちの経験から皆様にお伝えしたい事
あくまで私たち視点の感想となりますが、企業が生き残る為には二つの柱があると考えています。それは、情報収集と、ITの利活用です。まず情報収集についての論点から述べますと、ITの管理運用を外部の専門家に依頼するという事は、1つ大きなデメリットとして、会社にそのノウハウが蓄積されないという事があげられます。私たちが唯一懸念するとすればこの1点です。対して、ITを外部に委託する事についてのメリットは計り知れません。まず社内の専任と比較した際に、外部業者は経験の数の多さと会社として提供している事によるノウハウのボリュームが、社内の専任と比較した際に圧倒的に勝ります。このノウハウという部分が非常に重要です。弊社は規模として大きな会社ではありませんが、15名程度の正社員エンジニアがそれぞれお客様を選任で担当させて頂いておりますので一人一人のエンジニアが多種多様な業種、業態の中小企業様のサポートノウハウを蓄積しております。加えてエンジニア同士でノウハウの共有を行う場を週に定期的に設けている為、各エンジニアの様々な様々な業種業態の企業様のノウハウを全社員が蓄積しているといっても過言ではない環境となっています。このノウハウ、つまり情報こそが、外部にIT管理を委託する最大のメリットであると弊社では考えております。
IT内製化とIT外注のコスト比較
ではコストを比較してみましょう。まずITのプロを雇う相場ですが、法定福利費などこみこみで最低でも月50万円程かかると言われています。ただしITを外部に委託する場合、お客様規模にもよりますが、大抵の場合、必要な分だけのサービスが受けられる為、月5万円～20万円程に収まってくるのではないでしょうか。しかも最新の150社のノウハウがついてくるにもかかわらず、コストが抑えられるというのは夢のような話だと私は思います。しかし注意が必要なのは、自社にどれほどのサービスが必要になるかという部分です、世の中にはそれこそ月数千円でIT保守を行ってくれるような会社もあります。一概には言えませんが、企業規模1名～3名で、基本的な事はご自身での解決が可能な方はこういったサービスをご利用していただくのが良いパターンもありますし、もしかするとサービスなしでも良いかもしれません。ただし企業規模が20名を超えたあたりからは、月数千円のサービスで自社のIT管理を賄う事は困難になって参ります。詳しくはまた別の記事でお話させて頂きますが、IT関連業務は極端に2極化してしまうと、構築と保守管理に分けられます。20名規模になってくると、この双方において、考え方も変わり、管理も煩雑で、情報を更新していくにもかなりの手間が発生してきます。
IT利活用とノウハウの関連性
ここでもう一つの柱の話に移ります。煩雑な管理の効率化、複雑な業務フローの整流化、適切なセキュリティ体制の構築、これらは全てITの利活用によって推し量る事が可能です。そしていかに人数当たりの生産性を上げていくか、というところに企業存続の命運がかっているとさえ感じています。しかしこのITの利活用は一筋縄ではいきません。何か行動を起こすとき、仕事を任された時、人生においてはじめての経験をしながら成長していくという事はもちろん非常に大切です。しかし成功例に則った形で物事を効率的に進める事ができれば、それは成功への大きな足掛かりとなります。これらはノウハウと直結します。
もう一つ、ITを外部に委託するという事はサポート範囲にもよりますが、その委託先企業の持つノウハウをどれだけ生かしていけるか、という点も非常に重要な着眼点となります。どれほどのノウハウがあろうと、大手サービスの場合、会社対会社という性質が強く、本当にお客様に寄り添った提案をしてくれる会社はごくまれになってしまう傾向があります。そこで、どこまでお客様に寄り添ったコミュニケーションをしてくれる会社なのか、それだけ柔軟性があるのかを見定めることも非常に重要です。スータブル・ソリューションズは1人の人として裁量を持ち、お客様に必要だと思う事を自社の持つノウハウを最大限に生かし、ITの利活用にも貢献していくという点で自身を持っています。ぜひ本記事をご覧いただいた方は、いちどお問合せください。
定期的に記事も追加して参りますので、ぜひ続報もお待ち下さい。
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